« Si vous n’arrivez pas à écrire votre idée sur le dos de ma carte de visite alors votre idée n’est pas claire. » David Belasco

Alors pourquoi envoyer de si longs mails ?

Je suis assez occupé, mais qui ne l'est pas aujourd'hui ?  Il existe une règle simple : un long courriel n’est jamais nécessaire. Jamais. Pourquoi j’écris cela ? Es ce que je râle contre les gens qui m’envoient des mails ? Non, c’est un problème général que j’ai remarqué dans les mails, et j’espère que cela aidera les gens à écrire plus efficacement.

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Comment j’utilise les mails

J’ai déjà écris auparavant sur la façon dont j’ai abandonner les mails. C’est vrai uniquement à 90%. J’ utilise toujours les mails dans une certaine mesure très limitée, surtout pour les gens avec qui je travaille (partenaires, designers, imprimeurs, etc.). Je réponds aussi aux courriels des clients (problèmes de téléchargements, remboursements).
Pour les commentaires et les retours des lecteurs, j’ utilise Twitter. Pour la communication avec ma famille j’ utilise Facebook. Je n’accepte personne d’autres que des membres de ma famille et j’ai moins de 100 amis sur facebook.

Cela étant dit, mon problème de mail n’est pas un cas isolé. Peu importe quelle utilisation des mails vous faites, personne à qui vous écrivez des mails ne souhaite lire un essai ou répondre à une dizaine de questions. Nous somme tous occupés, et nous estimons tous notre temps comme précieux.

Quand j’écris des mails, j’ essai de le traiter rapidement. Je n’aime pas m’ embêter à écrire des mails toute la journée, alors je me connecte, lis puis réponds ou alors j’archive et je supprime, et me déconnecte.
Quand quelqu’un m’envoie un long mails, il y a de grande chance qu’il soit archivé. Si je dois absolument y répondre, je ne le ferais pas dans la journée.

Notez cela svp : Ce post n’est pas juste à propos de moi. C’est à propos de quiconque est occupé et donne une grande importance à son temps. Si vous envoyez un long mail à cette personne, c’est une façon de dire que son temps vous importe peu, et que vous n’avez pas compris ce qui est important. Et vous diminuez vos chances d’avoir une réponse.

Pourquoi les mails trop longs sont inefficaces ?

Rapidement quelques raisons :
  • Ils prennent trop de temps à lire. Je n’ai pas beaucoup de temps pour les lire, et en m’envoyant un essai vous me dites que votre mail est plus important que les autres choses que j’ai à lire.
  • Ils ne respectent pas mon temps. Quand vous m’ envoyez un email, vous faites une demande sur mon temps pour le lire, le traiter et vous répondre. Si vous envoyez un long mail, vous n’avez pas révisé. Vous n’avez pas décidé de ce qui est vraiment important. Vous affirmez, en effet, que je dois faire cela plutot qu’autre chose. Vous envoyez un message disant que votre temps est plus précieux que le mien.
  • Vous n’allez pas à l’essentiel. Quel est le point principal que vous essayez de réaliser ? Quelle est votre question principale ? Crachez le morceau ou elle sera enterrée.
  • Vous posez trop de questions. Je ne serais pas capable de répondre à toutes en moins d’une demi-heure de ma journée si important. Alors ne m’en posez pas trop, seulement une ou deux.
  • Je ne répondrais pas. Si vous vous attendez à ce que je lise le courriel tout de suite, ou pire juste après faire quelques chose pour vous, bonnne chance pour cela. Je ne suis pas une star, mais j’ai des choses à faire et je ne peux pas m’occuper de chaque long e-mail. Et il y en a de nombreux, pas seulement le votre.

Quelques règles pour des e-mails courts et efficaces

Ignorez ces règles à vos risques à périls :
  • Tenez vous à 5 phrases, pas plus. J’ai volé cela sur cinq phrases (five.sentenc.es), mais je l’utilise depuis des années et cela fonctionne. J’essaie en général d’en utiliser moins de 5.
  • Garder en tête le point principal. Si vous pensez qu’il vous faut plus de 5 phrases, alors vous n’avez pas fait ressortir l’élément clef que vous avez à dire. Prenez un moment pour y penser et tenez-vous à cet élément.
  • Demandez une seule chose. Ne posez pas 10 questions, mais une seule. Ou deux au maximum. Vous obtiendrez la réponse plus rapidement.
  • Rédigez. Si vous en êtes à 8 phrases, raccourcissez à 3.
  • Faites des liens. Si vous avez besoin de référer à une informations, insérez un lien vers le web.
  • Si l’info que vous souhaitez partager n’est pas disponible sur internet, alors postez la. Créez une longue réponse ou un long document puis synthétisez-le et mettez-le en ligne. Utilisez votre blog ou un des nombreux services gratuits disponibles pour poster de l’information. Créez une FAQ si nécessaire. Puis insérez ce lien dans votre ou vos mails.

Ce post est un exemple pratique de cette dernière règle !

(Article original en Anglais.)